ÉNONCÉ DE POLITIQUE
L’ACFC entend protéger la vie privée des gens relativement aux renseignements personnels qu’elle recueille. Ainsi, l’ACFC s’est dotée de systèmes efficaces en vue de protéger les renseignements personnels concernant ses employés, ses fournisseurs, ses clients, ses membres et des tiers afin d’éviter toute utilisation ou divulgation non autorisée d’information.
L’ACFC gère les renseignements personnels de façon responsable et professionnelle. L’ACFC veille à ce que les renseignements personnels qu’elle recueille soient, dans toute la mesure du possible, exacts ainsi que maintenus à jour et à l’abri de toute utilisation et divulgation non autorisées.
APPLICATION
La présente politique vise l’ensemble du personnel de l’ACFC, les personnes dont l’ACFC retient les services à titre contractuel, ainsi que les fournisseurs et les tiers qui participent à la collecte, au traitement, à la garde et/ou à l’utilisation de renseignements personnels ou à l’élaboration de politiques et de procédures opérationnelles ou fonctionnelles et de systèmes et formules servant à la collecte, à l’utilisation et à la communication de tels renseignements. Les personnes qui collectent, traitent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels au nom de l’ACFC doivent s’engager par contrat à respecter les dispositions de la présente politique. Celle-ci s’applique aux renseignements personnels enregistrés sur tout type de support (papier, bande magnétique, disque, microfilm, vidéo, etc.).
DÉFINITIONS
Le terme « renseignement personnel » s’entend de « tout renseignement concernant un individu identifiable », notamment :
- les renseignements relatifs à sa race, son origine nationale ou ethnique, sa couleur, sa religion, son âge ou sa situation de famille;
- son dossier médical (p. ex., groupe sanguin), son éducation, sa situation financière (p. ex., revenu ou salaire), ses antécédents professionnels, son casier judiciaire;
- son adresse, ses empreintes digitales et les numéros d’identification qui lui sont propres (numéro d’assurance sociale, numéro d’employé, etc.);
- toute correspondance de nature implicitement ou explicitement privée entre la personne et l’ACFC;
- les idées ou opinions d’autrui sur la personne (évaluations, planification de la relève); et
- son nom lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à son sujet.
Les renseignements personnels ne comprennent cependant pas le nom, le titre, l’adresse, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de télécopieur d’un employé de l’ACFC au travail.
CONSENTEMENT
Le consentement quant à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels peut être implicite ou explicite, selon les circonstances. Dans certains cas, il n’est pas nécessaire que le consentement soit écrit.
COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
COLLECTE L’ACFC collecte uniquement des renseignements personnels ayant trait à ses programmes, activités et produits ou encore à des questions liées à l’emploi.
>Les renseignements personnels recueillis à des fins de prise de décisions doivent le plus possible être collectés auprès des personnes que l’information concerne et celles-ci doivent être informées de l’objectif de la collecte. L’ACFC doit veiller à ce que les renseignements personnels qu’elle utilise en vue de prendre une décision concernant une personne soient aussi exacts, complets et actuels que possible.
Les renseignements personnels déjà collectés par l’ACFC doivent être utilisés et communiqués en conformité avec les fins auxquelles ils ont été initialement recueillis ou d’une façon non interdite par la loi.
Dans certaines circonstances, l’ACFC peut collecter des renseignements personnels indirectement ou encore sans en informer la personne concernée ni obtenir son consentement, notamment lorsque :
- La collecte de renseignements est nettement dans l’intérêt de la personne et que celle-ci ne peut donner son consentement en temps opportun; ou
- Il est raisonnablement prévisible que la collecte de renseignements à la connaissance et avec le consentement de la personne puisse compromettre la disponibilité ou l’exactitude de l’information et lorsque la collecte est raisonnable à des fins liées à une enquête sur la violation d’un accord ou une contravention du droit fédéral ou provincial.
UTILISATION ET COMMUNICATION
Lorsqu’elle utilise ou communique des renseignements personnels, l’ACFC le fait uniquement en conformité avec les fins auxquelles l’information a été recueillie ou réunie, ou encore pour un usage compatible avec ces fins.
Il faut obtenir le consentement de la personne avant d’utiliser ou de communiquer à une quelconque autre fin des renseignements personnels qui la concernent, sauf si l’utilisation ou la communication proposée de l’information est autorisée par la loi.
Dans certaines circonstances, l’ACFC peut communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement, notamment :
- à une institution gouvernementale à des fins d’application de la loi;
- au procureur de l’ACFC;
- pour recouvrer une somme que la personne doit à l’ACFC;
- pour se conformer à une assignation ou à une autre procédure judiciaire;
- dans une situation d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne
Lorsqu’ils communiquent leur nom, leur titre, ainsi que leurs coordonnées professionnelles (adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, ainsi que courriel au travail), les représentants des membres de l’ACFC (y compris de ses membres associés) conviennent que ces données peuvent être partagées avec d’autres représentants des membres de l’ACFC.
GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Des précautions doivent entourer le traitement et la transmission des renseignements personnels, tant à l’interne qu’à l’externe, afin d’éviter toute altération de l’information. Le mode de transmission (téléphone, courrier, télécopieur, courriel ou autre moyen de communication) doit permettre de protéger le caractère confidentiel de l’information en fonction de son degré de sensibilité.
RESPONSABILITÉ
C’est au vice-président qu’incombe la responsabilité des renseignements personnels qui relèvent de son contrôle. Il doit rendre compte de la conformité à la présente politique.
L’ACFC désigne un responsable chargé de surveiller la mise en application de la politique, d’assurer une formation en matière de gestion des renseignements personnels, de gérer les questions touchant aux demandes d’accès aux renseignements personnels, d’élaborer des consignes et des procédures de gestion des renseignements personnels, de gérer les plaintes relatives aux renseignements personnels, d’arbitrer les différends ayant trait aux renseignements personnels et, le cas échéant, d’assurer le lien avec la Commission fédérale de protection de la vie privée et les organismes provinciaux équivalents.
ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’accès aux renseignements personnels est réservé aux personnes appelées à s’acquitter de fonctions comme l’administration de programmes ou l’exécution d’activités de l’ACFC, ainsi qu’aux personnes qui ont besoin de consulter de l’information sur elles-mêmes.
ACCÈS À L’INFORMATION À TITRE PERSONNEL
Sauf si la loi prévoit un refus d’accès, les personnes ont le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent pour les consulter ou demander qu’ils soient révisés ou annotés.
Dans des circonstances normales, l’ACFC donne suite aux demandes officielles d’accès à l’information dans un délai de 30 jours après leur réception. Il est recommandé de faire une demande informelle à son supérieur hiérarchique avant d’établir une demande officielle.
Pour établir une demande officielle d’accès à l’information, il faut remplir la demande de divulgation requise et l’acheminer au coordonnateur de la protection des renseignements personnels de l’ACFC.
L’ACFC peut refuser dans certains cas l’accès à des renseignements personnels, notamment lorsque :
- L’information est protégée par le privilège des communications entre client et avocat.
- L’information contient des renseignements personnels concernant d’autres personnes ou des données relatives à des enquêtes en cours.
- L’accès aux renseignements révélerait de l’information commerciale confidentielle.
- Il est raisonnable de croire que l’accès aux renseignements peut entraîner une menace d’atteinte à la vie ou à la sécurité d’un tiers.
- Les renseignements ont été recueillis à des fins liées à une enquête sur la violation d’un contrat ou d’un accord ou à une infraction à la loi.
- L’information a été produite lors d’un processus formel de résolution de litige.
CONSERVATION ET RETRAIT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La conservation et le retrait des renseignements personnels sont régis par les calendriers de conservation en vigueur, lesquels sont périodiquement révisés par l’ACFC. En application de ces calendriers, les renseignements personnels qui ne servent plus les fins pour lesquelles ils ont été recueillis doivent être détruits.
L’ACFC doit agir avec prudence et circonspection en ce qui concerne le retrait ou la destruction des renseignements personnels afin d’éviter tout accès non autorisé à ces derniers. Lorsque l’élimination d’exemplaires imprimés est autorisée, on recourra au déchiquetage afin de préserver la confidentialité de l’information.
DROIT DE DÉPOSER PLAINTE
Quiconque estime que son droit à la vie privée ou à l’accès à l’information a été enfreint est prié de porter la question directement à l’attention de la personne concernée, à son supérieur hiérarchique ou au coordonnateur de la protection des renseignements personnels de l’ACFC. Il peut arriver que des plaintes doivent aussi être acheminées directement au commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou à un homologue provincial.
Veuillez communiquer avec la personne ci-dessous pour toute question ou préoccupation concernant le site Web :
Sandra Kazaka
Vice-présidente, finance et opérations
Téléphone : (613) 564-8089